Viele Eigentümer gehen unvorbereitet in die Eigentümerversammlung – und wundern sich hinterher, warum wichtige Punkte durchgewunken wurden, ohne dass sie richtig verstanden haben, worüber sie eigentlich abgestimmt haben. Mit dieser Checkliste sind Sie vorbereitet.
Vor der Versammlung
Einladung und Tagesordnung genau lesen. Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor dem Termin bei Ihnen sein (sofern nicht kürzere Fristen vereinbart wurden), inklusive vollständiger Tagesordnung. Prüfen Sie jeden Tagesordnungspunkt: Ist erkennbar, worüber konkret abgestimmt werden soll?
Beschlussvorlagen anfordern, wenn sie fehlen. Bei größeren Maßnahmen (Sanierungen, Sonderumlagen) sollten Ihnen vorab Kostenvoranschläge oder Angebote vorliegen – nicht erst in der Versammlung präsentiert werden. Fehlen diese, fragen Sie schriftlich beim Verwalter nach.
Die letzte Beschlusssammlung durchsehen. So erkennen Sie, ob Themen wiederkehren, die eigentlich schon entschieden waren, oder ob offene Punkte aus der letzten Versammlung nicht umgesetzt wurden.
Vollmacht organisieren, wenn Sie nicht teilnehmen können. Klären Sie vorab, wer Sie vertritt, und formulieren Sie die Vollmacht schriftlich – idealerweise mit klaren Anweisungen, wie bei bestimmten Punkten abgestimmt werden soll.
Während der Versammlung
Anwesenheit und Vollmachten feststellen lassen. Zu Beginn sollte protokolliert werden, wer anwesend oder vertreten ist und welche Vollmachten vorliegen. Ein Beschlussfähigkeits-Quorum gibt es dagegen seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr: Früher musste mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile anwesend sein, heute ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig – selbst wenn nur ein einziger Eigentümer erscheint. Eine Ausnahme gilt nur, wenn Ihre Gemeinschaftsordnung bewusst ein eigenes, strengeres Quorum vorsieht. Praktische Folge: Wer nicht teilnimmt und keine Vollmacht erteilt, kann Beschlüsse nicht mehr durch Fernbleiben verhindern – umso wichtiger ist die Vollmacht aus dem Abschnitt oben.
Bei Unklarheiten sofort nachfragen. Wenn eine Beschlussvorlage nicht verständlich ist, fragen Sie nach – nicht danach. Ein Beschluss, den Sie nicht verstanden haben, bindet Sie trotzdem.
Widerspruch protokollieren lassen, wenn nötig. Wenn Sie mit einem Beschluss nicht einverstanden sind, lassen Sie Ihren Widerspruch ausdrücklich ins Protokoll aufnehmen – das ist relevant, falls Sie den Beschluss später anfechten möchten (Anfechtungsfrist: ein Monat nach der Versammlung).
Konkrete Fristen und Zuständigkeiten einfordern. Ein guter Beschluss legt nicht nur fest, dass etwas gemacht wird, sondern auch bis wann und durch wen. Vage Beschlüsse führen später zu Streit darüber, ob etwas überhaupt beschlossen wurde.
Nach der Versammlung
Protokoll zeitnah prüfen. Sie sollten das Protokoll innerhalb weniger Wochen erhalten. Prüfen Sie, ob die gefassten Beschlüsse korrekt und vollständig wiedergegeben sind – nicht nur sinngemäß, sondern in der beschlossenen Fassung.
Beschlusssammlung aktuell halten (lassen). Jeder Beschluss muss in die Beschlusssammlung der WEG aufgenommen werden. Das ist gesetzliche Pflicht, wird aber nicht überall zuverlässig gepflegt – ein guter Indikator für die Sorgfalt einer Verwaltung.
Anfechtungsfrist im Blick behalten. Wenn Sie einen Beschluss für rechtswidrig halten, haben Sie ab der Versammlung einen Monat Zeit für eine Anfechtungsklage. Diese Frist verlängert sich nicht durch Nachfragen oder Beschwerden beim Verwalter.
Der wichtigste Punkt insgesamt
Eine gute Eigentümerversammlung lebt von guter Vorbereitung – auf beiden Seiten. Ein Verwalter, der Beschlussvorlagen, Kostenvoranschläge und Protokolle sauber vorbereitet, macht Ihnen die Teilnahme leichter. Eine Versammlung, in der Themen zum ersten Mal live präsentiert werden, ist ein Warnsignal.
Möchten Sie wissen, wie eine gut vorbereitete Eigentümerversammlung in der Praxis abläuft? Sprechen Sie uns unverbindlich an – mehr zu unserem Ansatz in der WEG-Verwaltung finden Sie hier. Wer die Jahresabrechnung ebenfalls kritisch prüfen möchte, findet dazu einen eigenen Ratgeber.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Inhalte nach bestem Wissen, aber ohne Gewähr auf Vollständigkeit oder Aktualität – bei rechtlich bindenden Fragen lohnt sich zusätzlich fachlicher Rat.