Dass Eigentümerversammlungen online oder hybrid stattfinden können, ist seit der WEG-Reform rechtlich klar (mehr dazu im Überblick zur WEG-Reform 2020). Die eigentlich interessante Frage kommt danach: Welche Form passt zu Ihrer Gemeinschaft – und worauf kommt es in der Praxis wirklich an?
Was rechtlich vorausgesetzt wird
Damit eine Versammlung online oder hybrid stattfinden kann, muss die Eigentümerversammlung das grundsätzlich mit Mehrheit beschließen – entweder einmalig für eine bestimmte Versammlung oder dauerhaft per Beschluss in der Gemeinschaftsordnung verankert. Eine rein virtuelle Versammlung ohne Präsenzoption ist möglich, in der Praxis hat sich aber die hybride Form durchgesetzt: Wer vor Ort teilnehmen möchte, kann das tun, wer online zuschaltet, ist gleichberechtigt stimmberechtigt.
Vorteile der Online- bzw. Hybrid-Versammlung
- Höhere Teilnahmequote. Eigentümer, die beruflich verreist sind, in einer anderen Stadt wohnen (häufig bei Kapitalanlegern) oder gesundheitlich eingeschränkt sind, nehmen online deutlich häufiger teil als bei einer reinen Präsenzpflicht.
- Weniger Terminkonflikte. Ein Termin unter der Woche abends ist online leichter wahrzunehmen als mit Anfahrtszeit.
- Dokumentation oft einfacher. Viele Videokonferenz-Tools bieten Aufzeichnungsfunktionen und automatische Abstimmungsprotokolle, die die spätere Protokollerstellung erleichtern.
Nachteile, die man ehrlich benennen sollte
- Technische Hürden für weniger internetaffine Eigentümer. Nicht jeder ältere Eigentümer ist mit Videokonferenz-Software vertraut – hier braucht es im Zweifel Unterstützung im Vorfeld, sonst sinkt die Teilnahme genau der Gruppe, die eigentlich erreicht werden sollte.
- Schwierigere Diskussionskultur bei kontroversen Themen. Komplexe oder emotional aufgeladene Tagesordnungspunkte (Sonderumlagen, Verwalterwechsel, Nachbarschaftskonflikte) lassen sich in Präsenz häufig konstruktiver klären als über eine Videokonferenz mit vielen Teilnehmern.
- Technische Zuverlässigkeit. Verbindungsabbrüche während einer Abstimmung können rechtlich heikel werden – wurde ein Eigentümer bei einer wichtigen Abstimmung technisch bedingt ausgeschlossen, ist das ein möglicher Anfechtungsgrund.
Praktische Tipps für eine gelungene Hybrid-Versammlung
Technik vorab testen, nicht erst am Versammlungstag. Ein kurzer technischer Probelauf mit den Eigentümern, die unsicher sind, erspart am eigentlichen Termin Zeitverlust und Frust.
Klare Moderation mit fester Rednerliste. Bei gemischten Präsenz-/Online-Teilnehmern braucht es eine bewusst strukturierte Wortmeldung – sonst dominieren tendenziell die Personen im Raum, während Online-Teilnehmer untergehen.
Abstimmungen technisch sauber dokumentieren. Ein digitales Abstimmungstool mit nachvollziehbarem Ergebnis pro Teilnehmer ist im Streitfall Gold wert – “Handzeichen zählen” funktioniert hybrid nicht zuverlässig.
Tagesordnung vorab besonders sorgfältig versenden. Wer online teilnimmt, hat weniger Gelegenheit, spontan Rückfragen zu stellen – gute Vorabinformation (siehe auch unsere Checkliste Eigentümerversammlung) ist bei hybriden Versammlungen noch wichtiger als bei reinen Präsenzterminen.
Welche Form passt zu welcher WEG?
Eine Faustregel: Je verstreuter die Eigentümerschaft (viele Kapitalanleger, auswärtige Eigentümer) und je unkomplizierter die anstehenden Themen, desto mehr spricht für hybrid oder online. Je kleiner, lokaler und je kontroverser die anstehenden Entscheidungen, desto mehr spricht für eine klassische Präsenzversammlung – oder zumindest dafür, wichtige strittige Punkte in Präsenz zu behandeln und Routinethemen online.
Sie überlegen, ob eine hybride Versammlung für Ihre WEG sinnvoll ist? Sprechen Sie uns unverbindlich an – ich berate Sie gerne, welche Form zu Ihrer Gemeinschaft passt. Mehr zu unserem Ansatz in der WEG-Verwaltung.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Inhalte nach bestem Wissen, aber ohne Gewähr auf Vollständigkeit oder Aktualität – bei rechtlich bindenden Fragen lohnt sich zusätzlich fachlicher Rat.