Der erste Schritt bei einem Verwalterwechsel ist selten das Problem – die meisten Eigentümergemeinschaften wissen genau, dass sie wechseln wollen. Unsicherheit entsteht meist bei der Frage, wie die Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags formal korrekt abläuft.
Bestellung und Vertrag sind zwei getrennte Dinge
Ein wichtiger Unterschied, der oft durcheinandergeht: Die Bestellung zum Verwalter (das Organ-Verhältnis) und der Verwaltervertrag (das schuldrechtliche Vertragsverhältnis) sind rechtlich zwei getrennte Vorgänge. Die Bestellung endet automatisch mit Ablauf der beschlossenen Bestellzeit oder durch Abberufung per Beschluss. Der Vertrag selbst muss separat gekündigt werden – bei einer ordentlichen Kündigung meist zum Ende der vereinbarten Laufzeit, unter Einhaltung der dort geregelten Frist.
Die Abberufung durch Beschluss
Die Eigentümerversammlung kann den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen – das ist seit der WEG-Reform sogar ohne wichtigen Grund möglich. Die Abberufung ist als eigener Tagesordnungspunkt zu beschließen und sollte klar formuliert sein: mit wem der Vertrag zu welchem Zeitpunkt beendet wird. Ein Abberufungsbeschluss beendet die Organstellung, nicht automatisch den Vertrag – beides sollte im selben Zug geregelt werden, damit keine unklare Übergangsphase entsteht.
Fristen prüfen, bevor Sie kündigen
Werfen Sie vor der Versammlung einen Blick in den bestehenden Verwaltervertrag: Welche Kündigungsfrist ist vereinbart, gibt es eine Mindestlaufzeit, verlängert sich der Vertrag automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird? Viele Verwalterverträge haben Verlängerungsklauseln mit Fristen von drei bis sechs Monaten vor Ablauf – wird diese Frist verpasst, verlängert sich der Vertrag oft automatisch um ein weiteres Jahr. Das ist der häufigste praktische Stolperstein bei einem gewünschten Wechsel. Wichtig zu wissen: Beschließt die Gemeinschaft die Abberufung, endet der Vertrag kraft Gesetzes spätestens sechs Monate danach – eine Verlängerungsklausel kann das nicht aushebeln (§ 26 Abs. 3 und 5 WEG).
Außerordentliche Kündigung bei wichtigem Grund
Liegt ein wichtiger Grund vor – etwa grobe Pflichtverletzungen, fehlende Erreichbarkeit über längere Zeit, nicht erstellte Jahresabrechnungen – kann der Vertrag auch außerordentlich und fristlos gekündigt werden. Das sollte gut dokumentiert sein, da eine außerordentliche Kündigung im Streitfall begründbar sein muss.
Die Übergabe organisieren
Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, sämtliche Unterlagen der WEG vollständig herauszugeben – Beschlusssammlung, Kontoauszüge, Verträge, technische Dokumentation. In der Praxis verläuft das nicht immer reibungslos. Ein guter neuer Verwalter begleitet diesen Übergang aktiv, statt einfach zu warten, bis Unterlagen von selbst ankommen, und hakt bei Verzögerungen konsequent nach.
Was das für Sie als Eigentümer bedeutet
Ein Verwalterwechsel ist rechtlich unkomplizierter, als viele Eigentümer annehmen – die WEG-Reform hat die Abberufung erleichtert. Der eigentliche Knackpunkt liegt in der sauberen Fristenprüfung des bestehenden Vertrags und einer strukturierten Übergabe, nicht in rechtlichen Hürden. Ein einfacher Prüfpunkt beim Wechsel: Erfüllt der neue Verwalter bereits die Zertifizierung nach §26a WEG?
Sie überlegen, den Verwalter zu wechseln, und sind sich über die Fristen unsicher? Sprechen Sie uns unverbindlich an – ich schaue mir Ihren bestehenden Vertrag gerne mit an. Mehr zum gesamten Ablauf finden Sie auf der Seite Verwalterwechsel.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Inhalte nach bestem Wissen, aber ohne Gewähr auf Vollständigkeit oder Aktualität – bei rechtlich bindenden Fragen lohnt sich zusätzlich fachlicher Rat.